Un archivo es algo parecido a un documento que se pueda encontrar en el escritorio de alguien o en un archivador. En un equipo, algunos ejemplos de archivos son los documentos de texto, las hojas de cálculo, las fotografías digitales e incluso las canciones. Por ejemplo, cada fotografía digital que toma con una cámara digital es un archivo independiente y un CD de música puede contener una docena de archivos de canciones individuales.
Una carpeta es básicamente un contenedor donde se pueden almacenar archivos. Si coloca miles de archivos en papel en el escritorio de alguien, sería prácticamente imposible encontrar uno concreto cuando lo necesitara. Por este motivo, la gente a menudo almacena los archivos en papel en archivadores. La organización de los archivos en grupos lógicos facilita la búsqueda de archivos concretos. Las carpetas no sólo contienen archivos, sino que también pueden contener otras carpetas. Una carpeta dentro de una carpeta normalmente se denomina subcarpeta. Puede crear cuantas subcarpetas desee y cada una de ellas puede contener cuantos archivos y subcarpetas adicionales necesite.
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